Avant le bal
Le comité reçoit la demande d'un organisateur, si celle-ci est conforme à notre charte et lle reçoit notre accord.
L’organisateur nous fait parvenir le contrat qui nous lie et définit les droits et devoirs de chacun.
Le comité réserve les bus et taxis nécessaires.
Le vendredi avant le bal en fin d'après-midi et en fonction des inscriptions reçues, nous arrêtons définitivement le nombre de véhicules affrétés. C'est pourquoi les utilisateurs sont invités à s'inscrire le plus tôt possible.
Les membres assurant la permanence reçoivent la liste des inscrits et organise les horaires et les parcours des taxis et des bus pour que les trajets soient les plus court possible avec le minimum de véhicules.
Au bal
Les membres assurant la permanence se rendent sur place avant l'heure du premier départ réservé (généralement vers 1h du matin).
La permanence confirme à chaque utilisateur son moyen de transport et l'heure de départ en fonction des boucles et des heures demandées à l'inscription. C'est aussi à ce moment que les titres de transports en « post-vente » sont disponibles, et que les personnes non-inscrites peuvent compléter les véhicules si il reste des places vacantes. Toutes les personnes qui se sont inscrites sont certaines que nous trouverons une solution pour leur retour.
L'équipe de permanence gère les départs des bus et taxis jusqu'au dernier départ prévu. Elle s'assure que les personnes sont bien présentes, relève les titres de transport et transmet le parcours aux chauffeurs.